Werkkostenregeling (WKR)

Wat is de WKR?

De Werkkostenregeling (WKR) is een manier waarop werkgevers, zoals scholen en kinderopvangorganisaties, extraatjes voor personeel kunnen regelen zonder dat daar direct belasting over betaald hoeft te worden. Denk bijvoorbeeld aan cadeautjes, kerstpakketten, een fiets van de zaak, of een bedrijfsuitje.

Hoe werkt het?

1. Vrije ruimte
   Je reserveert als organisatie een budget waarmee je belastingvrij vergoedingen of extraatjes aan je medewerker kunt uitkeren. Dit budjet heet de vrije ruimte. De hoogte van deze ruimte is afhankelijk van je totale loonkosten (het totaal dat je aan salarissen betaalt).
• Over de eerste €400.000 aan loonkosten mag je 2% (in 2024 was dit 1,92%) gebruiken als vrije ruimte. Per 2027 wordt deze verder verhoogd naar 2,16%.
• Voor hogere loonkosten is dat 1,18%.

Rekenvoorbeeld 2024:

Je hebt een loonsom van € 600.000. De vrije ruimte is dan:

1,92% van €400.000 = €7.680

1,18% van €200.000 = €2.360

Totaal: €10.040

1. Wat valt er in die vrije ruimte?
   Je mag de vrije ruimte gebruiken voor dingen die leuk of nuttig zijn voor je personeel, zoals:
• Een cadeaubon.
• Een personeelsuitje.
• Bloemen als iemand ziek is.
• Kerstpakketten
• Bedrijfsfitness
• Fiets van de zaak
• Thuiswerkvergoeding
2. Als je over de vrije ruimte heen gaat
   Gebruik je meer dan de vrije ruimte? Dan moet je over het bedrag dat daarboven zit 80% belasting betalen. Dat is dus heel duur en iets om te vermijden.
3. Als je niet de volledige vrije ruimte benut
   Belangrijk om te weten: Als je de volledige vrije ruimte niet benut, vervalt het overgebleven bedrag aan het einde van het kalenderjaar. Het is daarom verstandig om tijdig te plannen hoe je dit budget inzet en om te controleren of er voldoende budget beschikbaar is in de begroting.

Personeelsfeest

• Als je een personeelsfeest op de werkplek organiseert, valt het meestal niet onder de WKR. Dit betekent dat je hier geen vrije ruimte voor hoeft te gebruiken.
• Als je het personeelsfeest buiten de werkplek organiseert, valt het feest wel onder de WKR. Dit betekent dat de kosten voor dit feest van je vrije ruimte afgaan.
• Als een personeelsbijeenkomst een duidelijk zakelijk doel heeft, zoals een studiedag of een teamvergadering, en het feest onderdeel is van het programma, dan kan het buiten de WKR vallen. Bijvoorbeeld een studiedag met lunch.

Wat mag buiten de vrije ruimte?

Sommige kosten vallen niet in die vrije ruimte en kun je altijd belastingvrij vergoeden. Dit zijn bijvoorbeeld:

• Reiskostenvergoeding tot € 0,23 per kilometer.
• Abonnementen voor openbaar vervoer
• Vergoeding van studiekosten of opleidingskosten.
• Verklaring omtrent gedrag (VOG)
• Telefoons, laptops of tablets als deze echt nodig zijn voor het werk.

Waarom is dit belangrijk?

Voor werkgevers is het belangrijk om goed bij te houden hoe je de WKR gebruikt, zodat je niet onverwacht veel belasting moet betalen. Denk hierbij aan:

• Maak een overzicht van alle extraatjes die je personeel geeft.
• Controleer regelmatig of je binnen de vrije ruimte blijft. Alle werkgevers ontvangen meerder keren per jaar een update over de vrije ruimte van Akorda.
• Bespreek met je accountant of administratie wat het slimste is om wel of niet via de WKR te regelen.