Verduidelijking over btw compensatie voor samenwerkingsverbanden bij detachering

Een toelichting in de voorjaarsnota 2022 zorgde voor onduidelijkheid over btw-compensatie voor samenwerkingsverbanden bij de detachering van personeel. Inmiddels heeft hier verduidelijking over plaatsgevonden in de staatscourant van 7 juni 2024, nr. 2024-13855. Een eventuele vrijstelling van btw hangt namelijk samen met het feit of er sprake is van een nauw met het onderwijs samenhangende dienst.

Aanleiding van de onduidelijkheid rond btw-compensatie

In de voorjaarsnota van 2022 heeft de regering een bedrag van € 30 miljoen opgenomen voor btw-compensatie voor de samenwerkingsverbanden voor het inlenen van personeel vanuit onderwijsinstellingen. In deze voorjaarsnota werd dit bedrag structureel beschikbaar gesteld (door een ophoging van de bekostiging zware ondersteuning). In de toelichting staat daarbij vermeld dat er sprake zou zijn van een aanscherping in de EU-regelgeving, waardoor een vrijstelling van de btw niet meer mogelijk zou zijn.

Door het beschikbaar stellen van dit bedrag en de toelichting vanuit het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) ontstond er onduidelijkheid in het veld over het wel of niet heffen van btw bij het inlenen van personeel. De belastingdienst heeft laten weten dat de toelichting op de voorjaarsnota niet juist is geweest en er geen sprake is van een aanscherping in de EU-regelgeving. Wel werd duidelijk dat een eventuele vrijstelling van btw samenhangt met de vraag of er sprake is van een nauw met het onderwijs samenhangende dienst.

Wanneer is er sprake van een nauw met het onderwijs samenhangende dienst?

In samenwerking met de Belastingdienst heeft de PO-raad enkele specifieke functieprofielen onderzocht of er sprake is van een nauw met het onderwijs samenhangende dienst. Dit gaat met name over de opsomming van de werkzaamheden van een directeur, een orthopedagoog /psycholoog en een ambulant medewerker. Zij zijn als onontbeerlijk voor het onderwijs aan te merken als meer dan 50% van hun werkelijke tijd aan onderwijs wordt besteed. Over de functie van beleidsmedewerker is vooralsnog met de fiscus geen overeenstemming bereikt. Er wordt geadviseerd om hierover een vooroverleg met de fiscus te starten. Een belangrijke uitkomst van dit overleg is dat het begrip “onderwijzend personeel” zoals het beleidsbesluit omtrent terbeschikkingstelling van personeel dit hanteert, verder reikt dan de inzet van leerkrachten. Zo blijkt uit het overleg dat ook bijvoorbeeld het uitlenen van ambulant begeleiders onder voorwaarden kan delen in de btw-onderwijsvrijstelling.

Wat zijn de gevolgen van onterecht btw afgedragen of ten onrechte geen btw afgedragen?

Deze brief kan ertoe leiden dat de onderwijsinstelling concludeert dat er ten onrechte btw is afgedragen of dat er ten onrechte geen btw is afgedragen in het verleden. In onderstaand overzicht wordt aangegeven wat hiervan de btw-gevolgen zijn:

Ten onrechte btw afgedragen

De inhoud van deze brief kan voor een onderwijsinstelling tot de conclusie leiden dat er in het verleden in bepaalde uitleensituaties bij het uitreiken van facturen ten onrechte btw in rekening is gebracht aan het samenwerkingsverband en deze btw ten onrechte op aangifte is afgedragen. In dat geval heeft de onderwijsinstelling onder voorwaarden de mogelijkheid om deze btw terug te vragen. Dit werkt als volgt:

1. Ten onrechte op een factuur vermelde btw dient te worden afgedragen (art. 37 Wet OB). Deze omissie kan echter worden hersteld doordat de onderwijsinstelling een herstelfactuur opstelt en uitreikt en deze herstelfactuur in de administratie van de onderwijsinstelling wordt opgenomen.
2. De onderwijsinstelling dient een schriftelijk verzoek in bij het belastingkantoor waaronder zij valt met het verzoek de ten onrechte afgedragen btw terug te ontvangen. Hierbij dient de onderwijsinstelling richting de Belastingdienst aan te tonen dat er geen sprake is van een derving van belastinginkomsten. Dit kan doordat het samenwerkingsverband schriftelijk bevestigt dat zij de haar in rekening gebrachte btw niet in aftrek heeft genomen. Deze schriftelijke verklaring dient door de onderwijsinstelling te worden bijgevoegd bij haar verzoek tot teruggave van btw (zie bijlage).
3. Om in aanmerking te komen voor btw-teruggave dient de onderwijsinstelling dit schriftelijk verzoek te doen binnen vijf jaar (verjaringstermijn) na het jaar waarin de btw ten onrechte in rekening werd gebracht. Dit verzoek zal de Belastingdienst dan ambtshalve in behandeling nemen.
4. De btw-teruggave wordt ontvangen door de onderwijsinstelling. Het staat de onderwijsinstelling en het samenwerkingsverband echter vrij om te bepalen aan wie per saldo de btw-teruggave toekomt.

Ten onrechte geen btw afgedragen

De situatie kan zich ook voordoen dat een onderwijsinstelling concludeert dat er in het verleden bij het uitlenen van personeel ten onrechte geen btw in rekening is gebracht aan het samenwerkingsverband. De onderwijsinstelling loopt hier het risico dat zij achteraf met een btw-naheffing wordt geconfronteerd, verhoogd met belastingrente en een opgelegde boete.

In dat geval is de onderwijsinstelling wettelijk verplicht deze btw alsnog uit eigen beweging aan te geven en af te dragen. Dit gebeurt door een btw-suppletie in te dienen. Ook hiervoor geldt een termijn van maximaal vijf jaar na het jaar waarin ten onrechte geen btw is aangegeven. Op basis van deze btw-suppletie zal de Belastingdienst aan de onderwijsinstelling een naheffingsaanslag opleggen incl. belastingrente en eventuele boete. Indien vrijwillig wordt gesuppleerd en de btw-suppletie op jaarbasis lager is dan € 20.000 wordt er echter geen verzuimboete opgelegd. U kunt hierover meer informatie vinden op de site van de Belastingdienst. De onderwijsinstelling en het samenwerkingsverband dienen in onderling overleg te bepalen voor wiens rekening de nog af te dragen btw komt.

Bij twijfel omdat de situatie niet past binnen het kader van de brief van de Belastingdienst? Akorda adviseert om dan in vooroverleg te treden met je accountant en de belastinginspecteur.

Omgekeerde situatie: uitlenen van personeel door SWV aan een onderwijsinstelling

Er kunnen zich ook situaties voordoen waarbij het SWV personeel door een SWV aan een onderwijsinstelling uitleent. In dat geval is de btw-onderwijsvrijstelling niet van toepassing maar geldt de btw-vrijstelling voor SWV Passend Onderwijs. Van deze btw-vrijstelling is echter uitgesloten het uitlenen van personeel. Dit betekent dat in deze situatie 21% btw is verschuldigd door het SWV.

Het btw-belast uitlenen van personeel kan worden voorkomen doordat partijen een overeenkomst kosten voor gemene rekening aangaan. Bij kosten voor gemene rekening is geen sprake van btw-heffing. Zo’n overeenkomst kent echter strikte voorwaarden zoals o.a. een vaste verdeelsleutel en het feit dat kosten in gezamenlijkheid door partijen worden gedragen. Meer weten? Bel de juristen van Akorda!

Bron: Steunpunt Passend Onderwijs

Zie ook deze brief.