Akorda Onderwijsdienstverlening
Akorda Onderwijsdienstverlening
Hieronder vindt u een overzicht van veelgestelde vragen met antwoorden vooral op het gebied van personeel en inloggen.
Klik op de vraag om het antwoord te bekijken.

Mocht u hier geen antwoord op u vraag vinden kunt u contact met ons opnemen.

Werknemer

  • Hoe kan ik een declaratie indienen zoals dienstreizen, parkeerkosten, telefoonkosten of pontgelden? Open or Close
    Een nieuwe declaratie kunt u op verschillende manieren aanmaken. Dit kan vanuit het Acties paneel door te klikken op Nieuwe declaratie of vanuit het Declaraties paneel door te klikken op Nieuw.

    Wanneer u op twee of meerdere afdelingen een benoeming heeft kan het zijn dat u eerst een manager moet kiezen van de betreffende afdeling:
    hr2day23
    Kies vervolgens voor Onkosten of Kilometers.
    hr2day15
    Onkosten declaraties zijn declaraties met een bedrag, u kunt kiezen uit o.a.: Parkeerkosten, Telefoonkosten, Pontgelden en Dienstreizen openbaar vervoer (dit kan per werkgever verschillen).

    Kilometers
    declaraties zijn declaraties met een afstand berekening zoals Dienstreizen.

    Onkosten
    Wanneer u kiest voor Onkosten krijgt u onderstaand scherm te zien:
    hr2day16
    Kies bij Type waarvoor u de onkosten declaratie wilt indienen.
    Geef de datum en het bedrag op, geef eventueel een toelichting.
    Upload vervolgens de factuur, bon of het betaalbewijs via de knop Upload bijlage.

    Klik hierna op de knop Opslaan (let op: uw aanvraag is nu nog niet ingediend) of op de knop Opslaan en nieuw om nog een declaratie(regel) aan te maken.

    Kilometers
    Wanneer u kiest voor Kilometers krijgt u onderstaand scherm te zien:
    hr2day17
    Bij Type staat standaard Dienstreizen ingevuld, dit is de enige optie.
    Geef de reisdatum op en geef bij Van en Naar het adres op (met huisnummer).

    Zoek het adres op door een straat en plaats in te voeren bij Zoek of kies uw thuisadres of een afdeling bij Locatie, bijvoorbeeld wanneer u reist tussen twee afdelingen.
    hr2day18hr2day19
    Let op: Altijd een huisnummer opgeven, anders kunnen we de declaratie niet goedkeuren.

    Geef aan bij Retour of de afstand berekend moet worden voor de heen en terugreis. Zo ja, zet dan het vinkje aan bij Heen en terug.
    Let op: Wanneer u niets aanvinkt wordt een enkele reis berekend.
    Klik hierna op de knop Berekenen zodat de kilometers automatisch ingevuld worden.
    Geef eventueel nog een toelichting.

    Klik hierna op de knop Opslaan (let op: uw aanvraag is nu nog niet ingediend) of op de knop Opslaan en nieuw om nog een declaratie(regel) aan te maken.

    Overzicht
    Wanneer u klaar bent ziet u de declaratieregels onder elkaar staan.
    hr2day20
    U kunt een declaratieregel toevoegen via de knoppen Onkosten en Kilometers of een bestaande declaratieregel bewerken, kopiëren of verwijderen via de knoppen die erachter staan.

    De declaratie kunt u direct indienen bij uw leidinggevende via de knop Indienen, maar u kunt ook nog even wachten met indienen omdat u misschien die week nog een andere declaratie wilt toevoegen.
    Let op: Wanneer u een declaratie niet hebt ingediend, blijft deze op status Open staan en wordt deze dus niet in behandeling genomen.
  • Hoe werkt het voor de eerste keer inloggen in Personeel & Salaris? Open or Close
    Als u voor de eerste keer gaat inloggen als medewerker op Personeel & Salaris, dan heeft een email gekregen vanuit het salarissysteem HR2day.
    Deze email bevat een gebruikersnaam en een link (deze is 72 uur geldig). De gebruikersnaam is uw emailadres (privé). Het kan zijn dat deze email in een spambox of ongewenste email is terecht gekomen.

    Klik op de link en geef twee keer een wachtwoord op. Het wachtwoord moet een letter en een cijfer bevatten en minimaal 12 tekens lang zijn.
    hr2day1

    Kies vervolgens een Beveiligingsvraag en geef een antwoord op. Klik hierna op Wachtwoord wijzigen.

    Hierna bent u ingelogd en kunt u de gegevens bekijken zoals wij hebben verwerkt, uw salarisspecificaties raadplegen en o.a. uw persoonsgegevens wijzigen.

    Heeft u nog niets ontvangen of is de link niet meer geldig, stuur dan een email naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. met daarin de volgende informatie: Werkgever, gebruikersnaam (als bekend), volledige naam, geboortedatum en emailadres (privé).
  • Hoelang kan ik nog inloggen wanneer ik uit dienst ga? Open or Close
    Wanneer u uit dienst gaat bij een werkgever kunt u nog 450 dagen (15 maanden), na de datum uit dienst, inloggen om uw gegevens te bekijken. De eerste 60 dagen hiervan kunt u nog iets indienen of wijzigen, daarna kunt u dus nog 390 dagen uw gegevens bekijken.

    Heeft u meerdere werkgevers waarvoor wij de administratie doen, dan kunt u uiteraard nog steeds inloggen. Het aantal dagen gaat in na de laatste datum uit dienst van de werkgevers waar u in dienst was.
  • Kan ik de loonheffingskorting wijzigen? Open or Close
    In Personeel & Salaris (HR2day) kunt u de loonheffingskorting zelf wijzigen.
    Vanuit het Acties paneel klikt u op Wijziging doorgeven, daarna kiest u onder Financiële gegevens voor Loonheffingskorting.

    U kunt het alleen wijzigen per de eerste van de huidige verwerkingsmaand of een toekomstige maand. De loonheffingskorting kan maar bij één werkgever worden toegepast.
  • Kan ik een Verklaring omtrent gedrag (VOG) declareren? Open or Close
    In Personeel & Salaris (HR2day) kunt u een Verklaring omtrent gedrag (VOG) declareren.
    Vanuit het Acties paneel klikt u op Wijziging doorgeven, daarna kiest u onder Declaraties voor Declaratie Verklaring omtrent gedrag.

    Een betaalbewijs toevoegen is verplicht.
  • Kan ik een werkgeversverklaring aanvragen? Open or Close
    In Personeel & Salaris (HR2day) kunt u een werkgeversverklaring aanvragen.
    Vanuit het Acties paneel klikt u op Wijziging doorgeven, daarna kiest u onder Financiële gegevens voor Werkgeversverklaring.

    Akorda zal vervolgens een werkgeversverklaring opmaken en aan de werkgever sturen voor ondertekening. Hierna ontvangt u de getekende werkgeversverklaring in de email en tevens staat deze in het digitaal dossier.
  • Kan ik mijn diensttijd of arbeidsverleden bekijken en wijzigen? Open or Close

    In Personeel & Salaris (HR2day) kunt u uw eigen diensttijd of arbeidsverleden bekijken. Klik hiervoor op Mijn gegevens.
    hr2day10
    Klik hierna rechts op Arbeidsverleden. Hier ziet u een overzicht van uw arbeidsverleden staan. Uw huidige benoeming staat in het systeem en kunt u op uw salarisspecificaties zien of in het overzicht benoemingen.

    U kunt niet zelf uw arbeidsverleden wijzigen of aanvullen. Dit kunnen wij voor u aanpassen.
    Graag ontvangen we dan het overzicht diensttijd ABP (voor onderwijs). Dit overzicht kunt u opvragen via MijnABP https://mijn.abp.nl/account/login, onder Uw gegevens - Uw werkgever - Diensttijdoverzicht ABP.

    Mochten er op het ABP overzicht perioden ontbreken, dan ontvangen we daarvan graag akten.
    Wanneer de benoeming vanaf 1-1-2013 niet vast was en/of niet doorloopt t/m heden, dan ontvangen we ook graag akten vanaf 1-1-2013. Dit i.v.m. wijzigingen bij het ABP.

    Bewijsstukken kunt u uploaden via het proces Diensttijd.
    Vanuit het Acties paneel klikt u op Wijziging doorgeven, daarna kiest u onder Diensttijd-Jubileum voor Diensttijd.

  • Kan ik mijn persoonsgegevens zelf online wijzigen? Open or Close
    In Personeel & Salaris (HR2day) kunt u zelf uw persoonsgegevens wijzigen.
    Vanuit het Acties paneel klikt u op Wijziging doorgeven, daarna kiest u onder Personalia voor Persoonsgegevens.
    Dit dient u per werkgever aan ons door te geven.

    U kunt hier o.a. uw adres, email, telefoon en burgerlijke staat wijzigen. De datum die u kiest aan het begin is de datum van wijzigen. Het systeem zal het dan ook per die datum wijzigen en niet eerder.
  • Waar kan ik mijn benoemingen en eventuele vaste reiskosten bekijken? Open or Close
    In Personeel & Salaris vindt u op de beginpagina in het paneel Links een aantal overzichten, waaronder uw benoemingen, uw eventuele vervangingsbenoemingen en eventuele vaste reiskosten woon-werkverkeer.
    hr2day21

    Door op de knop of de link te klikken komt u in het rapport of overzicht.
    hr2day22

    Lopende benoemingen en vervangingsbenoemingen worden getoond en van het afgelopen jaar.
    In het overzicht reiskosten woon-werkverkeer worden de huidige en eventuele toekomstige gegevens getoond. Wanneer er geen bedrag staat, maar kilometers en dagen, dan wordt het bedrag uit de reiskostentabel van de CAO betaald.
  • Waar kan ik mijn salarisspecificaties en jaaropgaven bekijken en opslaan? Open or Close
    In Personeel & Salaris (HR2day) wordt via het paneel Salarisspecificaties uw salaris van de laatste uitbetaling getoond.
    hr2day3
    Het salaris is standaard geblurd. Dat doen we omdat het gevoelige informatie is, maar wel informatie die u snel bij de hand wilt hebben. Door in de sectie of op de knop Tonen te klikken maakt u de bedragen zichtbaar. Klik nogmaals om weer te verbergen.
    U ziet nu uw bruto salaris, het salaris dat is uitbetaald en de uitbetaalde netto onkosten, zoals een onkostendeclaratie.
    Wilt u details? Klik dan op Volledige salarisspecificatie om naar uw salarisspecificatie te gaan. Ook hier kunt u direct de laatste vijf salarisspecificaties bekijken of naar al uw salarisspecificaties gaan. Hier staan ook eventuele jaaropgaven.

    Ook krijgt u via Mijn berichten een bericht wanneer er een nieuwe salarisspecificatie of jaaropgaaf beschikbaar is.

    Wanneer een maand gecorrigeerd is, wordt er ook een nieuwe salarisspecificatie gemaakt voor die maand.
    Wilt u de vorige versie bekijken, ga dan naar Alle salarisspecificaties en vink dan de optie Oude versies ook weergeven aan. Zo kunt u de verschillende versies vergelijken.
    hr2day11

    Het document dat u bekijkt is geen PDF. Om het document te printen of op te slaan als PDF, klikt u met rechtermuisknop op de pagina en kiest u voor Afdrukken.
    U kiest hier uw printer voor afdrukken of een PDF printer om het op te slaan als PDF.
  • Waar kan ik mijn wachtwoord wijzigen van Personeel & Salaris? Open or Close
    Om uw wachtwoord te wijzigen in Personeel & Salaris klikt u rechtsbovein op uw naam en vervolgens op Mijn instellingen.
    Klik vervolgens op Mijn wachtwoord wijzigen.

    Geef twee keer een wachtwoord op. Het wachtwoord moet een letter en een cijfer bevatten en minimaal 12 tekens lang zijn.

    Kies vervolgens een Beveiligingsvraag en geef een antwoord op. Klik hierna op Opslaan.
  • Wat kan ik doen als Personeel & Salaris aangeeft gebruikersnaam en/of wachtwoord niet juist? Open or Close
    U krijgt van ons inloggevens. Mocht dit niet werken of heeft u niets ontvangen, dan kunt u eerst proberen om het wachtwoord opnieuw in te stellen door te klikken op Uw wachtwoord vergeten?
    Geef uw gebruikersnaam op, dit is meestal uw emailadres (privé).

    Hierna ontvangt u een email met een link (deze is 24 uur geldig).

    Klik op de link en geef twee keer een wachtwoord op. Het wachtwoord moet een letter en een cijfer bevatten en minimaal 12 tekens lang zijn.
    hr2day2

    Lukt dit niet of ontvangt u geen email (email kan ook in spambox of ongewenste email terecht zijn gekomen) dan stuurt u een email naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

    Geef in de email de volgende informatie: Werkgever, volledige naam, geboortedatum en emailadres (privé). We zullen dan uw email in behandeling nemen en u een email sturen met daarin een link om uw wachtwoord opnieuw in te stellen.

Werkgever

  • Een medewerker staat niet in mijn Medewerkerspaneel, hoe kan ik deze vinden? Open or Close
    Wanneer een medewerker op twee of meerdere afdelingen werkt, kan het zijn dat u die medewerker niet gelijk ziet in uw Medewerkerpaneel. Om deze medewerker zichtbaar te maken, kunt u het filter Alle medewerkers tonen aanzetten of Zoeken op naam.

    Alle medewerkers tonen
    Klik op het trechter icoon en klik op de knop Alle medewerkers tonen zodat die groen wordt.
    hr2day13

    Zoeken op naam

    Klik op het vergrootglas icoon, geef de naam op en klik op de knop Zoeken.
    hr2day14
  • Hoe kan ik inloggen in Personeel & Salaris? Open or Close
    Als werkgever kunt u inloggen in Personeel & Salaris via HelloID SSO portaal van Akorda

    In dit portaal logt u één keer in met gebruikersnaam en wachtwoord en een authenticatie code.
    Hierna kunt u meerdere applicaties (waaronder Personeel & Salaris) starten zonder daar nog een keer op in te hoeven loggen.

    Kunt u niet inloggen of heeft u hier vragen over, dan kunt u eerst de handleiding bekijken onder Downloads.
    Lukt het daarna nog niet of heeft u problemen met het inloggen, dan kunt u mailen naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

    Ook voor het wachtwoord wijzigen of het resetten van de authenticatiecode kunt u mailen naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
  • Kan ik de HelloID authenticatie code ook zonder telefoon genereren, maar wel op meerdere computers gebruiken? Open or Close
    hr2day6Wanneer u uw telefoon niet wilt of kunt gebruiken, is er ook een Authenticator extensie of add-on beschikbaar voor uw internet browser om een authenticatie code te genereren. Deze kunt u installeren met onderstaande link in de desbetreffende internet browser.


    Voor Google Chrome: https://chrome.google.com/webstore/detail/authenticator/bhghoamapcdpbohphigoooaddinpkbai?hl=nl
    Voor Mozilla Firefox: https://addons.mozilla.org/nl/firefox/addon/auth-helper/

    Ziet u de extensie Authenticator niet rechtsbovenin, dan kunt u deze vastzetten. In Google Chrome dient u dan te klikken op Extensies en op de punaise te klikken achter de extensie Authenticator.
    hr2day7

    Na het toevoegen kunt u rechtsbovenin de browser de extensie openen en de QR code scannen. Hierna is uw gebruiker bekend in de extensie en wordt er een code gegenereerd die u in HelloID kunt invoeren. Om dit invoeren wat makkelijker te maken kunt u het automatisch aanvullen aanzetten. Hiermee wordt de code automatisch ingevuld wanneer u op de code klikt. Open hiervoor de extensie en klik op het tandwiel voor instellingen. Klik vervolgens op Voorkeuren en zet Automatisch aanvullen gebruiken aan.
    hr2day8

    Wanneer u op verschillende computers inlogt, kunt u de gebruiker uit de extensie exporteren en weer importeren op een andere pc. Zodat u daar ook met de extra authenticatie code kunt inloggen.

    Maak eerst een exportbestand aan. Open de extensie en klik op het tandwiel voor instellingen. Klik vervolgens op Exporteren / Importeren en kies voor Back-up downloaden en sla het bestand ergens op waar u het weer kan terugvinden.

    Voeg de extensie op de andere pc toe in uw internet browser (zie begin hoofdstuk Extensies). Open de extensie en klik op het tandwiel voor instellingen. Klik vervolgens op Exporteren / Importeren en kies voor Back-up importeren en open het net opgeslagen bestand. Hierna wordt ook op deze pc voor dezelfde gebruiker een code gegenereerd.
  • Kan ik een overzicht maken van jubilea of diensttijd van mijn werknemers? Open or Close
    Dit kunt u doen door naar het tabblad Rapportage & Analyse te gaan als u ingelogd bent in Personeel & Salaris.

    Hier ziet u 2 knoppen staan Diensttijdlijst en Jubileumlijst.
    hr2day5

    Met Diensttijdlijst krijgt u een overzicht van diensttijd met een telling van dagen en jaren. Dit overzicht kunt u voor al uw werknemers maken, maar ook voor een bepaalde werknemer die u kunt kiezen.
    Hierbij dient u een keuze te maken voor overheid, onderwijs, bestuur en/of school. Met CTRL-toets ingedrukt kunt u meerdere keuzes maken.
    Dit overzicht kunt u vervolgens exporteren naar Excel.

    Met Jubileumlijst krijgt u een overzicht van jubilea data. Dit overzicht kunt u voor al uw werknemers maken, maar ook voor een bepaalde werknemer die u kunt kiezen.
    Hierbij dient u een keuze te maken voor hoeveel jaar u wilt zien en en de keuze voor overheid, onderwijs, bestuur en/of school. Met CTRL-toets ingedrukt kunt u meerdere keuzes maken.
    Dit overzicht kunt u vervolgens exporteren naar Excel.

    Heeft u hier vragen over, neem dan contact op met uw contactpersoon van Akorda.
  • Kan ik een proces ook toewijzen aan een andere manager of goedkeurder? Open or Close
    Wanneer u een proces dient goed te keuren en u vindt dat een andere manager of goedkeurder dit eigenlijk dient te doen, dan kunt u het proces toewijzen aan een andere manager of goedkeurder.

    Klik hiervoor op Toewijzen aan een andere goedkeurder en kies een manager uit lijst. Klik hierna op de knop Toewijzen.
    hr2day12
  • Waar vind ik medewerkers die al uit dienst zijn? Open or Close
    In het blok Medewerkers staan geen medewerkers die al uit dienst zijn. Wilt u die toch bekijken of nog iets voor doogeven, dan kunt dat doen door zoeken te gebruiken.
    hr2day4

    Klik op het vergrootglas en klik op de knop Zoeken in ex-medewerkers zodat deze groen wordt. Hierna geeft u de naam op (of een gedeelte) en klikt u op Zoeken.
    Hierna kunt u de medewerker aanklikken of een wijziging starten.
  • Waarom zie ik niet dezelfde processen als mijn medewerkers? Open or Close

    Als leidinggevende heeft u twee tabbladen. Op het eerste tabblad ziet u alle medewerkers staan.
    Wanneer u daar op uw eigen naam klikt en vervolgens op Wijziging doorgeven, heeft u nog steeds de rol leidinggevende en ziet u ook processen als leidinggevende.

    Om alleen medewerkerprocessen te bekijken, gaat u naar het tweede tabblad, dit is uw eigen omgeving als medewerker. Wanneer u nu op Wijziging doorgeven klikt ziet u wel de processen die medewerkers ook zien.

  • Wat kan ik doen als inloggen in HelloID SSO niet lukt? Open or Close
    Kunt u niet inloggen of heeft u hier vragen over, dan kunt u mailen naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

    Ook voor het wachtwoord wijzigen of het resetten van de authenticatiecode kunt u mailen naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.